【神技】知って得するEXCELの便利な技|エンジニア編

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普段、よく使っているEXCELですが、

厳選して簡単にスキルが身につくExcel

の使い方を神技をご紹介します。

これを使えば、仕事の時短にも役立ちます。

皆様のエンジニアライフに

少しでもお役に立てれば幸いです。

是非使ってみてください!

目次

使いこなそう!知って得するEXCEL便利機能

EXCEL便利機能

①恐るべし「CTRL+E」で出来ること

とても便利は「フラッシュフィル」という機能をご紹介します。テストデータをEXCELを使って作成する場合に、とても重宝しますよ。

アッと驚く「CTRL+E」(その1)

次のような連続データがEXCEL上に存在し、データをB列とC列に分割したい場合、関数式で分割したりしますよね。

しかし、次の技を使えば一瞬で、分割することができます。

CTRL+Eでできること①ー1

まず、1行目のデータをB列とC列にそれぞれ分割して入力しましょう。

CTRL+Eでできること①ー2

あとは、
 「B2」のセルで、「CTRL+E」を押す。
 「C2」のセルで、「CTRL+E」を押す。
たったワンクリック1つで、下記のように編集できます!

CTRL+Eでできること①ー3

次のようなメールアドレスの名前とドメインを分割するのも一瞬できます(^ ^)

1行目のB列、C列にメールアドレスの分割した値を入力しましょう。

CTRL+Eでできること②ー1

あとは、「B2」「C2」のセルで、「CTRL+E」を押すだけ!
あっという間に、分割できます。

CTRL+Eでできること②ー2

②恐るべし「CTRL+E」で出来ること(その2)

「CTRL+E」は、データを分割するだけでなく、

データを連結するときにも役立ちます。

次のデータを連結してみましょう。

CTRL+Eでできること③ー1

1行目にA列とB列を連結して、メールアドレスの形式で入力しましょう。

CTRL+Eでできること③ー2

あとは、「C2]セル上で、「CTRL+E」を押すだけです!
一瞬で、データがメールアドレスの形式で整いました(^^)

CTRL+Eでできること③ー3

②表から数値だけを一瞬で消す方法!

次のような集計表で数値と数式が混在している表から、数式はそのままにしておいて、数値だけを消したい場合ってありませんか?

小計や合計の列には、数式が入っていて、実データのみを消したい・・・

表から数値だけを消したい①

まずは、「CTRL+A」を押して、表全体を選択した状態にしましょう。

その次に、「 CTRL + SHIFT + [ 」を2回押しましょう。

すると、下記図のとおり、数値(実データ)のみが選択された状態になります!

表から数値だけを消したい②

あとは、「DEL」ボタンを押すだけです。

表から数式を消すことなく、数値だけを消すことができます!

表から数値だけを消したい③

③時間が正しく集計されない時に使う技!

EXCELデータに、勤務時間や作業時間などのデータを入力したけれど、合計時間が正しくSUM関数で算出されない経験をしたことありませんか?

次の表を見ると、合計時間が19時間となっています。

こんなとき、正しく合計時間を49時間に算出できる方法をご紹介します。

時間を正しく合計したい①

合計時間のセルを選択して、CTRL+1で、「セルの書式設定」を開きましょう。

時間を正しく合計したい②

h:mm と表示されている箇所にある時間(h)を、角括弧 [h] で囲みます。

時間を正しく合計したい③

OKボタンを押すと、合計時間が正しく算出されます!

是非、試してみてください!

時間を正しく合計したい④

④生年月日から年齢を計算する方法

生年月日から年齢を計算するって、地味に面倒ですよね。

でも関数を使えば、一瞬で年齢が求まります。

次の表のE列に年齢を算出させてみましょう。

生年月日から年齢算出する方法①

年齢を求めるために、「DATEDIF関数」を使用します。

「E2」セルに、「=DATEDIF(D2,TODAY(),”y”)」 と入力してみましょう。

生年月日から年齢算出する方法②

すると、一発で年齢が算出されます!

あとは、カーソルを「E2」セルの右下に合わせて、「」をダブルクリックするだけです。

簡単に年齢が算出されました!

生年月日から年齢算出する方法③

⑤テーブル機能で表を作成

EXCELでデータ表を作成する場合、データを入力した後に、書式設定で罫線を引いていませんか?

実は簡単で、かつ、綺麗な表を一瞬で作成する方法があるんです。

EXCELのテーブル機能を使ってみましょう。

まず最初に、次の表を作成します。

テーブル機能①

「CTRL+A」で、表全体を選択しましょう。

テーブル機能②

そのままの状態で、「CTRL+T」により、テーブルの作成を行います。
そのままOKボタンをください。

テーブル機能③

すると、綺麗な表を一瞬で作成することができます!

テーブル機能④

デザインメニュから、お好みのテーブルデザインを選択することができます。

テーブル機能⑤

テーブル機能を使うことで、メリットがたくさんありますよ。

データを追加すると、自動で追加した行に対して罫線が設定されます。

では、7行目にデータを追加してみます。

下記表のとおり、自動で罫線が設定されました。

わざわざ罫線を設定する必要もありません!

テーブル機能⑥

そのほかにも、

  • 背景色が自動で設定されている。
  • フィルタ機能が自動で設定されている。
  • データの並び替え、抽出がすぐにできる。

などメリットがたくさんあります。

是非使ってください。

⑥複数の空白セルに文字を一発で入力する方法

EXCELで表の中に散らばっている空白セルに対して、固定文字を一発で入力したいけど、

セルをひとつひとつ選択して、CTRL+Vで、値を貼り付けて入力していませんか?

こんな時に簡単に一発で入力できる方法がありますのでご紹介します。

例えば下記の表のように、E列やF列にポツポツと空白セルが存在している表があります。

複数の空白セルに文字を入力する方法①

まずは、表の任意のセルを選択し、CTRL+Aを押下し、表を全選択します。

その状態で、CTRL+Gを押して下記の選択画面を表示させます。

複数の空白セルに文字を入力する方法②

ここで、「セルの選択」ボタンを押下して下記の画面を表示させます。

複数の空白セルに文字を入力する方法③

ここで、「空白のセル」を選択して、OKボタンを押下します。

すると、下記図のとおり、表の中の空白セルが選択された状態になります。

複数の空白セルに文字を入力する方法④

今回の事例では、空白セルに、ハイフン(-)を一発で入力してみます。

F2セルにハイフン(-)を入力して

CTRL+ENTERを押すと

一発で空白セルにハイフンが入力できます!

複数の空白セルに文字を入力する方法⑤

まとめ

EXCEL便利機能・まとめ

エンジニアの皆様にも役立つ便利なEXCEL機能についてご紹介しました。

便利なEXCEL機能

①法則性を見つけ出して自動入力してくれるフラッシュフィル機能

②表データから、数値データのみを一瞬で消す方法

③時間を正しく合計する方法

④年齢を簡単に算出する方法

⑤テーブル機能で表を作成する方法

⑥複数の空白セルに文字を一発で入力する方法

EXCELにはとても便利な機能があり、覚えておくと時短にもつながります。

さらにVBA機能を組み合わせれば、EXCELを使って、仕事の効率化やプログラミングの学習も行えます。

VBAの勉強法についてはこちらの記事も合わせてご覧ください。

最後までお読みいただきありがとうございました。

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