【超簡単!】VBAでOUTLOOKメールを自動作成する方法

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VBAを使って具体的にどんなプログラムコードを書けばいいんだろう?
おそらくプログラミングを始めたばかりの方は、そのような疑問を頭の中に
抱いているのではないでしょうか。

この記事では、VBAを使ってOFFICE製品であるOUTLOOK(メールソフト)上で
実際に簡単なVBAのコーディングを解説します。

まず最初は、既に完成されたプログラムコードを
  ・真似する。
  ・自分で書き写す。
  ・実際にソースコードを実行して動かしてみる。
これで徐々にプログラミングに慣れていきますよ。

また、今回のソースコードを通常の仕事・業務に生かせれば、
よりVBAを使用するメリットを体感することができますので
是非参考にトライしてみてください。

目次

VBAでOUTLOOKメールを自動作成する方法(準備編)

OUTLOOKメールの自動作成(準備編)

<事前準備①(OUTLOOKの設定)>

まず最初に、リボンメニューへ 開発 タブを追加する必要があります。
最初デフォルトでは皆さんのOUTLOOKには「開発」タブが非表示になっていますので
以下の設定を行うと、OUTLOOKでVBAが使用できる状態になります。


それでは順番に設定していきましょう。
まずはOUTLOOKの左上の「ファイル」をクリックします。下記図を参照。

OUTLOOKの設定1

次に、アカウント情報の欄から「オプション」をクリックします。

OUTLOOKの設定2

次に「リボンのユーザー設定」から「開発」をチェックして有効にします。
最初、デフォルトではチェックがオフになっていますので、
チェックしたら、OKボタンをクリックしましょう。

開発リボンの表示

OUTLOOKに戻ると、画面上のメニュバーに「開発」タブが表示されます。
これでOUTLOOKでVBAが使用できる状態になります。
ここまでで事前準備の1つ目が完了です。

<事前準備②(VBAの設定)>

さきほどの設定で「開発」タブが表示されましたので、そこから「Visual Basic」ボタンをクリック
してください。すると下記のVBE(Visual Basic Editor)が起動します。

VBEの画像

そして、VBE(Visual Basic Editor)のメニューバーから「ツール」⇒「参照設定」
の順番でメニューをクリックしてください。

参照設定の確認

すると下記のライブラリを参照設定するための画面が起動します。
ここで、「Microsoft Outlook Object Library」をチェックしてください。
下記の画像では「 Microsoft Outlook 16.0 Object Library 」と表示されていますが、
この数字の部分(16.0)は皆さんのOFFICEのバージョンによって異なります。

VBA参照設定の画面

これで事前準備はすべて完了です。
VBAでOUTLOOKを操作する際、OUTLOOKのオブジェクトをVBAでコーディングする必要があります。
上記ライブラリを設定することで、VBAでOUTLOOKのメールを作成することが可能になります。

VBAでOUTLOOKメールを自動作成する方法(コーディング編)

標準モジュールを追加する

事前準備が完了しましたら、実際にVBEにソースコードを書き写していきましょう。
最初に「挿入」メニュから「標準モジュール」をクリックしてください。

VBEで標準モジュールを追加する画像

VBAをコーディングしてみよう

下記図のとおり、VBAのソースコードを書き写していきましょう。
画像では少し見えづらいので実際のソースコードは、画像下を参考に
コーディングしてみてください。

OUTLOOKのVBAコーディングの事例です。
【VBEにソースコードを記述】

Sub 日報ひな型メール()

Dim OrgMail As Object
Set OrgMail = CreateItem(olMailItem)

With OrgMail
‘日報メールのひな型
‘メールの宛先
.To = “xxxx1@xxxx.xx.xx”

‘CCを指定
.CC = “; xxxx2@xxx.xx.xx; xxxx3@xxx.xx.xx”

‘メールの件名
.Subject = “【日報報告】”

.Body = “〇〇課長” & vbCrLf & vbCrLf &
“標記につきまして、下記のとおりご報告いたします。” & vbCrLf & vbCrLf & vbCrLf & _
“【本日の目標】” & vbCrLf & vbCrLf & _
“【本日の実績】” & vbCrLf & vbCrLf & _
“【課題】” & vbCrLf & vbCrLf & _
“【明日の目標】” & vbCrLf & vbCrL

‘添付ファイル(添付ファイルがあれば書く。なければコメントアウトする)
‘ .Attachments.Add “D:\sample.txt”

‘作成したメールを画面に表示する。
.Display

End With
End Sub

VBAソースコードの説明

①CreateItemメソッド(3行目)
 OUTLOOKで使用するアイテム(メールや予定、連絡先)などのオブジェクトを作成するメソッドです。
 
 OUTLOOKのメールを操作するためには、MailItemというオブジェクトを作成する必要があります。
 そのため、パラメータに「 olMailItem 」を指定しています。
  「 olMailItem 」 はメールを操作するオブジェクトを意味しています。
 この記述により、冒頭でOUTLOOKメールのオブジェクトを作成しています。

 ②MailItemオブジェクトのプロパティ
  次に作成した MailItemオブジェクトのプロパティ に値を設定することで
  メールの自動作成を行います。
  MailItemオブジェクトには、次のようなプロパティがあります。

プロパティプロパティの内容
TOメールの宛先
CC メールのCC
BCCメールのBCC
Subject メールの件名(標題)
Bodyメールの本文
Display メールを画面表示する

 ③Attachments.Add メソッド
  もしメールに添付ファイルを付けたいときは、
   .Attachments.Add “D:\sample.txt”
  を記述してください。
  パラメータには実際に添付ファイルが格納されている
  フォルダとファイル名を指定します。

⇒プログラミング学習方法「写経」のやり方

⇒プログラミング初心者必見!VBAの勉強方法について解説

VBA(OUTLOOKメール自動作成)の実行

ソースコードを書き写すことができたら、いざ、プログラムの実行!
操作は簡単です。
下記のとおり、開発タブ ⇒ マクロ ⇒ 「Project1.日報ひな形メール」 をクリックしましょう。
ワンクリックで日報メールの自動生成が完了です!
あとはひな形に沿って、報告文章を書いて送信ボタンクリックで仕事終了!

VBAでマクロを実行する画像です


メールが画面に自動表示されます。

自動作成メールのひな型イメージ
自動作成メールのひな型イメージ

まとめ

いかがでしょうか。

今回は、
 ・OUTLOOKでVBAを使用する準備作業
 ・実際に簡単なコーディングで自動化を体感する方法
についてまとめてみました。

報告メールなどはテンプレート化しておくことで、
何について書くのか悩む時間が無くなります。
書けるテーマから書き出せますし、日報作成時間の短縮につながりますね。

記載する内容もあらかじめ定型化することで、書き漏れも防ぐことができます。
あらかじめ頭の中も整理できて生産性が上がります。

もちろん、ひな型メールは、標準モジュールを追加して、数パターン作成して
使い分けることも可能です。

本文のひな型は皆さんの職場やルールに沿って書き換えて是非活用してみてください。
最後までお読みいただきありがとうございました。

⇒【2022年】プログラミング言語・おすすめ人気ランキング

⇒システムエンジニアとはどんな仕事?仕事内容をわかりやすく解説

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